Automatska kancelarija i arhiva

Document management je vaša karta za efikasno poslovanje, barem kada je prevođenje papirne dokumentacije u elektronski oblik u pitanju. Tehnološki gledano, proces je jasan svakome ko makar malo bolje poznaje hardver i softver; dokumente prvo treba skenirati, zatim prevesti u oblik koji je najpogodniji za njihovu klasifikaciju i jednostavnu pretragu i organizovati tako da budu uvek lako dostupni onome kome su potrebni. Sve je to lepo, ali problem nastaje u trenutku kada to treba da uradi osoba kojoj računari nisu uža specijalnost – kako (i zašto) obučiti sekretaricu za poslove grafičkog dizajnera ili prelamača, što je neophodno ako bismo tu proceduru želeli da sprovedemo „pešice“? Pa čak i kada se osoba pripremi, u pitanju je proces koji oduzima vreme, posebno kada dokumentaciju treba arhivirati kao na pokretnoj traci. Jedini izlaz je u što višem stepenu automatizacije procesa, uz podrazumevanu visoku radnu brzinu hardvera i softvera koji je u to uključen.

Fujitsu pored hardvera proizvodi i poslovna rešenja i to ne samo za individualne korisnike, već i za velike poslovne sisteme u kojima dokumentacija mora da bude dostupna u okviru celokupne intranet mreže. Ovoga puta ćemo predstaviti jedan od najkompaktnijih, ali i najefikasnijih personal document manager-a na tržištu – Fujitsu ScanSnap S500. Uređaj, zajedno sa pratećim softverom, objedinjuje sve što je potrebno za efikasan rad poslovnog sekretara na prevođenju papirne dokumentacije u elektronski oblik, nudeći mogućnost njenog arhiviranja u najrazličitijim grafičkim, tekstualnim i kombinovanim formatima, kao i njihovu integraciju sa klijentima elektronske pošte.

ScanSnap S500

Na prvi pogled pomislićete da je u pitanju skener pomalo neuobičajenog oblika. ScanSnap jeste skener kompaktnih dimenzija, koji je dizajniran tako da zauzme minimum mesta na kancelarijskom stolu. Mogućnosti su velike, brzina rada impresivna, a najlepše je to što se od korisnika ne zahteva ama baš nikakvo predznanje. Scan Snap S500 je dimenzija nešto manjeg faksa (158×284×157 mm), tek nešto širi od lista A4 formata, ali mu to nimalo ne smeta da uz pomoć specijalnog adaptera koji preklapa list skenira i A3 format, po čemu je jedinstven na tržištu ove vrste uređaja. Dakle, kroz njegove valjke može da prođe sve od dimenzija vizitkarte do manjih postera.

S500 poseduje mehanizam za automatsko uvlačenje papira (ADF) u koji se u jednom trenutku može umetnuti do 50 listova težine papira od 52 do 127 g/m2. Tu je i mogućnost duplex rada (istovremenog skeniranja obe strane lista), koja već impresivnu brzinu skeniranja od 18 strana u minuti podiže na čak 36 s/m, što su cifre kakve smo navikli da čujemo za brzinu rada štampača, ali ne i skenera. Naravno, sve je podređeno produktivnosti, tako da je rezolucija skeniranja pri maksimalnom kvalitetu 600 dpi u kolor, odnosno 1200 dpi u crno-beloj varijanti.

Za ovakav uređaj je posebno bitan mehanizam za transport i separaciju papira, jer svaka greška izaziva zastoj koji traći dragoceno vreme operatera. Mi smo ga isprobali sa listovima različitog kvaliteta (čak i izgužvanim) i vizitkartama štampanim na vrlo raznovrsnom papiru i moramo priznati da je mehanizam sve te listove kroz sebe proturio besprekorno, nijednom ne povukavši dva lista ili zaglavivši neki od njih. Valjak i modul za separaciju predstavljaju potrošne delove i izuzetno su pristupačni i jednostavni za zamenu, tako da čak ni ta operacija ne zahteva asistenciju stručnog lica. Modul za separaciju ima projektovani životni vek od 50.000 listova, dok je valjak sposoban da kroz mehanizam provuče čak 100.000 listova, za šta Fujitsu procenjuje da će vam biti potrebno najmanje godinu dana.

Samo pritisnete dugme...

Ako su savremeni skeneri daleko stigli po pitanju pojednostavljenja tipičnih operacija, ScanSnap je pravo čudo automatizacije. To je postignuto pre svega dobro osmišljenim, bogatim i savršeno integrisanim softverskim paketom koji se dobija uz njega, koji treba imati u vidu pri proceni isplativosti investicije. „Srce“ softverskog paketa čini Fujitsu ScanSnap Manager, koji se po instalaciji pojavljuje kao ikona na taskbar-u, jednako kao i pomoćni program po imenu Card Minder. Ovi programi dobijaju moćnu nadgradnju u vidu pune verzije Adobe Acrobat 7.0, kao i Abby Finereader-a u specijalnoj ediciji za ScanSnap. Prisustvo Adobe Acrobat-a u paketu je logično, pošto je PDF matični format koji ScanSnap automatski generiše od svakog skeniranog lista, a operater može preko ikone ScanSnap Manager-a podesiti način na koji softver dalje procesira skenirani materijal.

Skeniranje ne može biti jednostavnije – dovoljno je da sve listove (vizitkarte ili druge vrste jednostranih ili obostrano štampanih materijala) spustite na koso postavljenu ulaznu tacnu i pritisnite veliki zeleni Scan taster na uređaju. Pre nego što ste uopšte postali svesni šta se dešava listovi će krenuti rapidno da se gomilaju na izlaznoj tacni (nije potrebno nikakvo vreme za „zagrevanje lampe“ ili kalibraciju, skeniranje počinje odmah), a ScanSnap Manager će preuzeti dalju obradu u skladu sa unapred zadatim radnim parametrima. Tako će se, recimo, stotinak faktura (ili vizitkarti) naći arhivirano u vašem računaru za samo nekoliko minuta, za šta bi vam sa klasičnim skenerom bez ADF-a bili potrebni sati.

Tri su osnovna moda skeniranja koja vam nudi Manager; standardni, u kome dobijate PDF dokument sa sadržajem u grafičkom modu bez ikakvih intervencija, zatim Searchable PDF (koji nudi i najveće mogućnosti podešavanja) koji u procesu obrade prepoznaje tekstualne sadržaje i kao takve ih memoriše kako bi pretraga po ključnoj reči kasnije bila moguća, te Card Minder, prevashodno namenjen automatskoj ekstrakciji podataka sa vizitkarti i njihovom smeštanju u personalni organizator (podržani su Outlook, Outlook Express, ACT, Goldmine i CSV (Excel) format).

Činjenica da govorimo „egzotičan“ jezik nas donekle hendikepira u iskorišćavanju punog potencijala ovog hardversko-softverskog paketa. Card Minder koristi interni mehanizam za prepoznavanje teksta (ne oslanja se na Finereader), koji radi samo sa 7 vodećih svetskih jezika (uz malo sreće, nećemo morati da unesemo previše manuelnih ispravki pre memorisanja). Card Minder poseduje i svojevrsnu „inteligenciju“ kojom automatski prepoznaje koji deo teksta na vizitkarti je ime firme, kako glasi ime osobe i šta su telefon i e-mail adresa, kao i čitav niz dopunskih polja. Kada su vizitkarte organizovane prema opštevažećim poslovnim standardima, softver najčešće „pogodi“ šta je šta, dok je kod „umetničkih“ rasporeda potrebno malo žongliranja (ali i to se pokazuje kao znatno brže od prekucavanja slovo po slovo).

Integrisani Finereader prepoznaje kako latiničnu tako i ćiriličnu varijantu srpskog jezika, tako da je za obimne dokumente gde je bitno svesti kontrolu i intervencije korisnika na minimum ipak na raspolaganju kvalitetno rešenje. Pritom ovaj modul dalje proširuje funkcionalnost ScanSnap Manager-a (tj. spisak formata u kojima se, nakon pritiska na taster, može automatski generisati dokument), tako što vam nudi da dokument dobijete u nekoj od Office aplikacija kao što su Word, Excel ili PowerPoint (podrazumeva se da posedujete Office, on nije uključen u paket). Naravno, integracija sa Office aplikacijama i klijentima elektronske pošte podrazumeva i mogućnost da ScanSnap konfigurišete tako da skenirane dokumente automatski šalje elektronskom poštom, birajući stepen kompresije koji je optimalan za obezbeđivanje brzog transfera i minimalno zauzeće prostora.

Još automatike

ScanSnap obezbeđuje i brojne druge vidove automatizacije koji nisu podrazumevani kod klasičnih skenera. On, recimo, automatski prepoznaje da li je skenirani dokument crno-beli ili kolor i shodno tome odabira optimalnu dubinu palete boja za izlazni fajl. Isto tako, format dokumenta se automatski prepoznaje čak i kada se radi o nestandardnim veličinama, i kao takav se snima. Prazne strane se automatski prepoznaju i odbacuju (npr. kada radite u duplex modu i imate mešavinu dokumenata koji su štampani jednostrano i dvostrano), a možete i da odaberete da li će svi u jednom poslu skenirani listovi biti smešteni u jedan PDF (Word, PowerPoint, itd.) izlazni dokument, ili će za svaki skenirani list biti formiran zaseban dokument. I rotacija stranica na osnovu smera u kome se prostiru linije teksta (horizontalno ili vertikalno) je automatska. Jedna od najkorisnijih mogućnosti je automatsko poravnavanje izlaznog dokumenta u slučajevima kada ste stranicu ubacili malo nakrivo, dakle nema ni onog manuelnog rotiranja za koji stepen levo ili desno, na koje često sa klasičnim skenerima nepotrebno gubimo vreme.

ScanSnap S500 svojom funkcionalnošću definitivno opravdava nešto višu cenu. Dovoljno je samo da pokušate da izračunate do koje mere ScanSnap može da podigne produktivnost prosečne sekretarice da biste uvideli da uz njegovih 18 (tj. 36) stranica u minutu i racionalno podešen ScanSnap Manager jedna osoba može da radi posao koji bi nekoliko njih radilo „tradicionalnim“ metodama, i finansijska računica se već prilično lako zatvara...

Korisne adrese:

Yumit
Gvozdićeva 5, Beograd
tel: 011/3087-059

© 1995-2024 PC Press. Sva prava zadržana.