|
Poslovanje zahteva efikasnost i što manje trošenje vremena na repetitivne poslove. A među najdosadnije, i istovremeno one koji odnose veliki deo vremena, spada baratanje dokumentima. U kompanije svakodnevno stižu desetine i stotine dokumenata u papirnom obliku, a sve ih treba pregledati, napraviti kopije, proslediti primaocima, obezbediti da se barem jedan primerak nađe u arhivi... Arhivu treba držati urednom i obezbediti da se sačuvani dokumenti mogu lako naći. I pored toga, dok god se radi sa papirom, gomila se doslovno uvećava i efikasan rad je na duži rok praktično nemoguć.
Zato se savremeni poslovni informacioni sistemi menjaju: u postojeće sisteme se integrišu rešenja za upravljanje dokumentacijom ili se ta funkcija dodaje kroz nove verzije. Kompanija AB Soft, koja je kreirala modularno i sveobuhvatno ERP rešenje, problematiku upravljanja dokumentacijom rešila je modulom koji se integriše sa ostalim funkcijama ovog sistema.
Prijem i kretanje dokumenata
 | | (kliknite za veću sliku) |
Upravljanje dokumentacijom sastavni je deo jedinstvenog AB Soft poslovnog rešenja, a omogućava da dokumenti obrađeni tom funkcijom koriste u drugim modulima ERP sistema. Dokumentacija koja stiže u kompaniju se skenira i podatak o njoj unosi u delovodnik, a potom se skenirani dokument vezuje za ulaznu fakturu, ponudu, ugovor... Tako se u drugim delovima sistema ovakav dokument vidi kao podatak u bazi, ali i kao slika skeniranog dokumenta. Ovaj pristup omogućava da se originalna (papirna) dokumentacija arhivira, tj. ukloni iz poslovnih procesa, a da se u svim fazama poslovanja koristi samo elektronska verzija.
Dokumenti koji se kreiraju u firmi, kao što su izlazne fakture, predračuni, pisma... formiraju se u raznim modulima sistema i automatski dospevaju u delovodnik izlazne dokumentacije. Sistem obezbeđuje da se svaki kreirani dokument uvek može pogledati i odštampati u originalu. Predviđen je i poseban modul za poslovnu prepisku, a prilikom formiranja izlaznog dokumenta koji se šalje u obliku dopisa, bira se koji će se šablon za Microsoft Word koristiti, tj. kako će dokument izgledati. Svi podaci o pošiljaocu i primaocu automatski se prenose u dokument, na unapred definisane pozicije, a na osnovu šifarnika kontakata u bazi.
Nakon što se dokument formira, šalje se u delovodnik, gde se nalaze i ostali dokumenti formirani u ERP sistemu. Opciono, može se uvesti kontrola ovakvih dokumenata, tako da dozvolu formiranja dokumenata mogu dati samo ovlašćeni operateri.
Interna dokumentacija
Dokumenti namenjeni internoj upotrebi takođe se prate kroz modul za upravljanje dokumentacijom, a uz svaki dokument piše kome je prosleđena kopija. Ovakvo integrisano rešenje koje obuhvata ERP i upravljanje dokumentacijom pruža izuzetne pogodnosti u radu. Podaci o poslovnim odnosima sa svim partnerima nalaze se na jednom mestu. Sva komunikacija, kako ulazna tako i izlazna, nalazi se u jedinstvenom sistemu i dokument se može naći u svakom trenutku.
Integrisano rešenje omogućava da se u potpunosti uredi proces upravljanja dokumentacijom, što predstavlja snažan alat za ostvarivanje efikasnog poslovanja.
Korisne adrese:
AB Soft
http://www.absoft.rs
|
