|
Verovatno po inerciji nasleđenoj iz nekih davnih vremena kada je kancelarijski posao podrazumevao papirologiju u izvornom smislu te reči, štampač je oduvek bio sastavni deo kancelarije. Navike su se u međuvremenu promenile, danas se najveći deo posla obavlja pomoću računara, poslovna prepiska je elektronska, brojni dokumenti čitav svoj vek prožive isključivo u elektronskom obliku, ali u mnogim oblastima opipljiva papirna kopija je i dalje nezamenljiva, pa će štampači očigledno još dugo biti na važnoj poziciji u svakoj kancelariji.
Zbog toga ne čudi što su štampanje i poslovi povezani s štampanjem dokumenata u tipičnom poslovnom okruženju veoma značajni, ali većina nas ne pokušava da kvantifikuje ovaj značaj i ne razmišlja previše o ceni koju firma plaća svakog puta kada klikne na „Print“. Neka istraživanja pokazuju da godišnji troškovi štampe u tipičnoj firmi iznose i do 3% ukupnih godišnjih prihoda, što je, ako malo o tome razmislite, ogroman novac. Pažljivije analize pokazuju da veći deo ovih para odlazi u vetar kao direktna posledica primene neoptimalnih rešenja za štampu firmi i loših navika i nedostatka edukacije zaposlenih.
Štampačima i potrošnom materijalu, posebno u malim i srednjim poslovnim okruženjima, uglavnom se ne posvećuje dovoljno pažnje – većina firmi jednostavno kupi određen broj štampača, ne razmišljajući previše o modelima i karakteristikama, dozvoli zaposlenima da ih proizvoljno koriste i zatim plaća papir, zamenjuje istrošene tonere i servisira uređaje ako prestanu da rade. Rezultat su neopravdano veliki troškovi.
Značaj mrežnih štampača
Kada je o tehnologiji štampe reč, danas se u poslovnom okruženju pretežno koriste laserski štampači, kod kojih su brzina i obim štampe, kao i kvalitet otiska, odavno uravnoteženi sa cenama, mada nisu retki ni ink‑jet modeli koji umeju da budu dobar izbor tamo gde se traži sporadično štampanje, posebno ako je ponekad potrebno napraviti kolor otisak. Matrični štampači su uglavnom ograničeni na posebne primene (računi i sl.). Pri izboru štampača treba voditi računa o njegovoj nameni i tome ko će ga koristiti. Kolor štampač možda deluje kao dobra ideja, ali ne treba zaboraviti da je njegov otisak znatno skuplji od crno‑belog, a ljudi jednostavno vole da štampaju sve i svašta, posebno ako toner i papir plaća neko drugi.
Uprkos sve većem prodoru računarskih mreža, koje danas postoje gotovo u svakoj firmi, u poslovnom okruženju se i dalje masovno sreću individualni štampači. Nekada je to i opravdano – ako samo administrativni radnik ima potrebu za štampom, logično je da samo na njegovom stolu stoji jedan individualni štampač – ali u većini slučajeva štampač je u firmi deljeni resurs. Jedini način koji obezbeđuje ravnopravno korišćenje većem broju korisnika jeste upotreba mrežnog štampača, koji se povezuje na lokalnu računarsku mrežu preko koje mu korisnici pristupaju.
U domaćim firmama uopšte nije retkost da se ovaj problem rešava tako što se individualni štampač poveže na neki od računara koji onda glumi print server i mora stalno da bude uključen. U takvim slučajevima mnogo bolje rešenje je upotreba malih print servera – mrežnih uređaja koji služe kao adapter za samostalne štampače, a na tržištu se mogu naći čak i minijaturni modeli sa WiFi interfejsom.
Multifunkcionalne mašine
Pored klasičnog kompjuterskog štampača, u poslovnom okruženju se sreću i razni drugi aparati koji na jedan ili drugi način barataju papirnom dokumentacijom. Iako su donekle potisnute računarima i elektronskom poštom, stare dobre faks mašine još imaju svoje mesto u mnogim firmama. Tu su takođe i skeneri, fotokopiri, ponekad štampači za posebne namene kojima se, recimo, štampaju računi ili nalepnice, tako da nije retkost da čak i mala firma ima tri ili četiri uređaja od kojih se neki koriste svakodnevno, a drugi vrlo retko. Značajne uštede, kako u ceni samih mašina i troškovima njihovog održavanja, tako i u prostoru koje zauzimaju u kancelariji, mogu da se ostvare primenom nekog od multifunkcionalnih rešenja. Uzmimo za primer firmu koja koristi štampač na uobičajen način, ali u kojoj se samo povremeno desi da je potrebno fotokopirati neki dokument, i koja pored toga želi da i dalje bude u mogućnosti da primi i pošalje staromodni faks: pored štampača koji joj je svakodnevno potreban, ona mora da uloži u vrlo skup fotokopir aparat koji će retko koristiti, kao i u faks mašinu koja će tu biti „za svaki slučaj“. Za takvu firmu je pravo rešenje kombinovani aparat koji će najčešće služiti kao štampač, ali će biti spreman da odigra i neku od preostale dve uloge kad se ukaže potreba. Mnogi renomirani proizvođači kancelarijskih mašina prepoznali su značaj ovog trenda i počeli da nude višenamenske uređaje koji istovremeno obavljaju više funkcija, zamenjujući štampač, skener, fotokopir mašinu, faks…
Prepustite upravljanje veštačkoj inteligenciji
 |
Nije teško uvideti šta je pogrešno u situaciji u kojoj se dokument odštampa na štampaču a zatim pošalje faksom. Po inerciji se zaboravlja da prelaz iz jednog u drugi elektronski oblik uopšte ne treba da ima papir kao međukorak i da faks može da se pošalje i s računara. Loše navike korisnika koštaju firmu godišnje velike količine novca u nepotrebno utrošenom papiru, kertridžima i tonerima. Pošto je promena navika korisnika mučan posao, na raspolaganju su specijalizovana softverska rešenja koja samostalno vode računa o optimalnom korišćenju štampača i druge opreme. Print Management rešenja kao što je Equitrack Office SMB omogućuju da se precizno definiše koji korisnik ima na šta pravo, u smislu broja otisaka i vrste štampe, može samostalno da inicira dvostranu štampu kojom se prepolovljava utrošak papira, predupredi štampanje velikih količina kolor otisaka automatskim prebacivanjem u crno‑beli format ili preusmeri štampanje velikog broja kopija ka štampaču koji ima najnižu cenu otiska. Softversko rešenje po imenu PaperCut, recimo, može da generiše preko sto različitih izveštaja kojima se omogućava nadgledanje, upravljanje i kontrola štampe u poslovnom okruženju. Ovaj softver radi u mrežnom okruženju, prateći kako mrežne, tako i lokalne štampače, a između ostalog, omogućava i generisanje izveštaja o niskom nivou tonera ili kvaru na štampaču, koji se automatski šalju sistem administratoru ili čak direktno dobavljaču tonera, odnosno servisu.
Outsourcing snižava troškove
Pored očiglednih troškova štampe koji podrazumevaju cenu samih štampača i utrošenog papira, značajnu stavku predstavljaju i troškovi održavanja, i to ne samo zamena tonera, već i servis, kao i svi oni gubici koje firma trpi kada štampač ispadne iz stroja zbog tonera koji se potrošio ili prestanka rada, bilo zbog banalnih razloga kao što je zaglavljen papir, mrežnih problema ili ozbiljnih mehaničkih kvarova. Adekvatno održavanje zahteva IT podršku koju manje firme nemaju jer im se ne isplati da angažuju ljude samo za tu vrstu poslova, pa se u ovoj oblasti sve češće pribegava outsourcing‑u – prebacivanju poslova na neku drugu, partnersku kompaniju. Tzv. Managed Print Services podrazumevaju niz usluga kojima se štampači, fotokopir i faks-mašine i drugi uređaji stavljaju na raspolaganje korisnicima (firmama), pri čemu je u cenu uključeno i celokupno održavanje. To znači da korisnik treba samo da plaća pretplatu, a pružalac usluga će mu iznajmiti štampače i druge potrebne aparate i održavati ih u radnom i ispravnom stanju, voditi računa da se toner zameni na vreme, obavljati preventivni i korektivni servis, a u nekim slučajevima čak i obezbeđivati papir!
Budući da su troškovi štampe najčešće nepoznati, firme sve češće pribegavaju ovom rešenju jer tu imaju „čistu“ situaciju pošto se trošak svodi na cenu po otisku koju je lako pratiti. Outsourcing rešenja za štampu nude i domaće firme, a uštede u odnosu na samostalno održavanje štampača penju se i do 30%.
|
