Organizovanje je preduslov uspeha

Kada je reč o bilo kom ozbiljnom poslu, staru i dobru poslovicu „dogovor kuću gradi“ mogli bismo preinačiti u „planiranje je osnov uspeha“. Bilo da se pripremate da promenite tapete u sobi ili da izgradite kuću, moraćete pažljivo da isplanirate svaki detalj. Što je posao složeniji planiranje je teže, a greške koštaju više. A kada ste u velikim poslovima, planovi ne mogu da budu fiksirani: često se dogodi nešto što pomeri termin, pa čak utiče i na sve potonje aktivnosti. U takvim slučajevima morate da revidirate kalendar, ponovo planirate tokove procesa, a verovatno sledi i preispitivanje troškova, koji neminovno rastu.

Plan i projekat

Po jednom vrlo obimnom istraživanju koje je firma The Standard Group sprovela 1998. godine u SAD, rezultati svih tipova projekata su daleko od željenih. Tek oko 44% započetih projekata biva završeno u predviđenom roku, dok oko trećina uopšte ne bude završena. Trajanje biva premašeno u proseku više nego dvostruko, a pri tom se budžeti projekata premaše u proseku za 189%. Zapaženo je i da ne postoji pouzdana metoda za utvrđivanje stanja projekta sve do časa kada problemi izazovu ozbiljne posledice. Krajnji rezultat jeste da oko 70% svih projekata ne zadovoljava početna očekivanja.

(kliknite za veću sliku)

Ova slika verovatno nije daleko od vašeg iskustva: problemi pravilnog planiranja i upravljanja projektima predstavljaju najveća iskušenja moderne ekonomije; po mnogim mišljenima, to su veća iskušenja nego što su ona na planu finansija. Time se lako objašnjavaju nastojanja da se uspostave optimalne metodologije upravljanja procesima. One su se razvijale kako se razvijala industrija, a jedna od prvih naučno zasnovanih jeste vizuelno planiranje koje je ustanovio Henry L. Gantt: namenski dijagrami koje danas nazivamo gantogrami (Gantt chart) doprineli su unapređenju veštine upravljanja projektima. Postoji zanimljiv podatak po kome se tvrdi da Empire State Building, jedan od najpoznatijih oblakodera na svetu, ne bi bio sagrađen za manje od godinu dana da na gradilištu nisu korišćeni gantogrami.

Drugi ključni moment desio se krajem pedesetih kada je admiral Raborn, rukovodilac programa Polaris za razvoj nuklearnih projektila za podmornice, tražio način da se projekat izvede brže nego inače, kako bi se sprečile razlike u tadašnjoj trci u naoružanju. Naime, utvrđeno je da tadašnje metode vođenja projekata nisu bile dovoljno efikasne. Problem je rešen uz pomoć metode PERT (Program Evaluation and Review Technique); Willard Frazar, autor ove metode, takođe se oslonio na grafičko prikazivanje resursa i procesa u projektu koje se pokazalo toliko uspešnim da je postalo obavezno u svim projektima američke mornarice.

Od toga časa počinje primena računarske tehnologije na polju upravljanja projektima. Na planu primene softvera pokazalo se da su iskušenja velika, pa su najbolji programi u toj oblasti dostizali astronomske cene. Bez obzira na to, o njihovoj celishodnosti u dinamičnom ekonomskom okruženju nije bilo dileme, a to je mesto na kome započinje naša priča o danas najpoznatijem alatu u ovoj oblasti.

Korak po kora

(kliknite za veću sliku)

Kada je Microsoft 1990. godine predstavio javnosti Microsoft Project 1.0 for Windows, bio je to jedan od prvih takvih programa na PC platformi. Štaviše, činio je tada skromnu alternativu skupim programima koji su iziskivali značajne resurse na mainframe računarima. Počivao je na neafirmisanoj grafičkoj školjci za PC platformu koja je i sama više opterećivala računar. Ali, lavina je pokrenuta: iako ni tokom prvih godina razvoja Microsoft Project nije bio u rangu programa kao što je čuvena Primavera, postao je dostupan mnogim manjim firmama. Znalo se šta sledi: razvoj poslovnog softvera u Microsoft-u je priča za sebe, svima dobro poznata. Kada je pre godinu dana objavljen Microsoft Office Project 2003, kao osma generacija programa, na tržištu se našao jedan od najjačih sistema za upravljanje projektima. O tiražu da i ne govorimo: najskromnije procene kažu da ovaj program danas koristi više od tri miliona korisnika.

Project 2003 je tzv. „spoljni član“ sistema Microsoft Office 2003, što znači da ga nema ni u jednoj varijanti Office paketa, nego se nabavlja kao nezavisni proizvod. Štaviše, to je prvi program koji je kao takav poneo Office logo. Razvoj programa je dugo tekao u sinkopi sa osnovnim Office paketima, izlazeći uglavnom u međuperiodima; tek je Project 2003 izašao kada i ostali članovi sistema Office 2003. Zato je broj noviteta u programu nešto manji nego inače, uz opasku da je prethodna verzija Project-a bila osetno naprednija od matične verzije Office-a čiji je bila član. To, naravno, ne znači da promene nisu vredne pažnje: period je iskorišćen da se mnoge stvari „ispeglaju“, da se utvrde tehnologije koje su bile nove u Project-u 2002 i da se razvojna platforma usaglasi sa ostatkom sistema u mnogim tehničkim detaljima.

Microsoft Office Project 2003 se isporučuje u dve verzije: Standard, sa preporučenom cenom od 599 dolara, i Professional, po ceni od 999 dolara. Razlika između ova dva modaliteta je posebne prirode, o čemu ćete saznati o sledećem odeljku; na prvi pogled, razlika čak nije ni uočljiva, pa su i resursi koje zahtevaju veoma slični. Project 2003 možete instalirati na Windows 2000 SP3 ili novije operativne sisteme, uz zahtev da postoji barem 128 MB RAM-a. U stvarnosti će vam, da biste efikasno radili, biti potrebna neka novija mašina sa dosta memorije i (poželjno) jačom grafikom; pokazalo se da apetiti novog Project-a odgovaraju priličnim mogućnostima koje on nudi, pa će svaka udobnost, poput rezolucije ekrana 1.280×1.024, vrlo dobro poslužiti.

Instalacija Project-a 2003 teče uobičajenim tokom, nalik drugim Office 2003 programima. U slučaju kompletne instalacije, utrošak diska će iznositi oko 130 MB; ako dozvolite zadržavanje trajnog keša instalacije na disku (što preporučujemo), „trošak“ je još 124 MB. U međuvremenu, u avgustu je objavljena i prva servisna ispravka za program, pa vam savetujemo da i nju angažujete. Informacije o toj ispravci dali smo u PC#103, a datoteku ispravke ćete naći na pratećem CD-u u tom izdanju.

Radna površina za uzor

(kliknite za veću sliku)

Ako ste koristili prethodnu verziju Project-a, prvi susret sa novom verzijom mogao bi da predstavlja blago razočaranje: u prvi mah možda čak ne biste primetili da je reč o novom proizvodu. Međutim, taj utisak bi vas doveo u zabludu: kraći interval između dve verzije je rezultovao sa manje kozmetičkih izmena, a više unapređenja ozbiljnijih metodologija, pogotovo onih koje se tiču kolaboracije u mrežnom okruženju. Iskoristimo li rečnik ljubitelja automobila, reč je o „friziranom modelu“, u najboljem smislu te reči.

Radne površine svih programa sistema Microsoft Office posledica su dugotrajnih i skupih istraživanja ergonomije i navika korisnika, a Microsoft Project danas nudi jednu od najefikasnijih radnih površina. Rezultat je posledica saznanja o prirodi upravljanja projektima: to su vrlo složeni postupci, takvi da zahtevaju brižljivo „rastavljanje na proste činioce“. Bez obzira na to kakav ste stručnjak za organizaciju poslovanja, stalni vremenski pritisak mogao bi da vas odvede u grešku. Postoji vrlo dobro rešenje koje je prvi put izvedeno u prošloj verziji, a sada revidirano do perfekcije: kao što za mnoge poslove u Office programima postoje čarobnjaci, tako i ovde postoji jedan „super-čarobnjak“, zapravo vodič kroz projekat (Project Guide), koji je izveden kao okno zadataka na levoj strani radne površine.

Aktivnosti su podeljene u četiri grupe, svaka grupa sadrži po nekoliko faza, a svaka od njih korake. Ako pratite sekvencu vodiča, ne možete propustiti nijedan postupak u bilo kojoj fazi razvoja projekta. Grupa zadataka sadrži jedanaest faza, od definisanja početnog datuma i radnog vremena, preko sastavljanja liste poslova, do određivanja ograničavajućih faktora, pridruživanja dokumenata poslovima i objavljivanja informacija u intranetu. Grupa koja definiše resurse nudi sedam koraka, od nabrajanja ljudi i opreme u projektu, preko pregleda cene angažovanja i postupaka dodele resursa radnim zadacima, do prikupljanja dodatnih informacija i objavljivanja. Poslovi praćenja toka izvršenja čine osetljivu fazu kontrole projekta, a vodič vam nudi osam faza u tom procesu. Najzad, jedanaest faza izveštavanja može se umnožiti brojnim varijetetima. Poslovi izveštavanja su vrlo jednostavni – jedino je teško saznati tačan broj kombinacija izveštaja koje možete izvesti u par koraka.

Uobičajeni vid prikazivanja projekta u svim fazama je tabela poslova praćena gantogramom: to je grafički uobličena vremenska šema na kojoj se prepoznaju trajanje i korelacije između zadataka. Postoji potpuna korelacija između vidova prikaza, pa možete brzo menjati oblike pregleda tako da u određenom času vidite relevantni podatak (npr. vezu između posla i dodeljenog resursa ili vezu između trajanja i cene posla). Brojne tabele upućuju vas na to da lako dodajete, menjate i kontrolišete bilo koji element projekta. Kada jednom uspostavite kompletnu mrežu zavisnosti radnih zadataka, ljudskih i materijalnih resursa i ograničenja, program će iskazati pravu vrednost na planu nivoa detaljnosti na kome možete da kontrolišete sve veze.

Svaka aktivnost je praćena heuristikom: na primer, svaki nehotični pokušaj da utičete na zadate parametre (koje možda i ne vidite u nekom času) završiće upozorenjem programa, uz eventualni zahtev da objasnite šta ste želeli i da dodatnim odgovorom odlučite kako će vaša promena uticati na zapis o operaciji ili na čitav projekat. Krajnji rezultat prve faze rada programa trebalo bi da bude oličen u solidno definisanom planu izvođenja, što znači da su pravilno i optimalno definisani elementi, a vreme i troškovi projekta odobreni.

Pošto ste definisali bazni plan (baseline plan), projekat počinje i sledi redovno ažuriranje informacijama o toku izvođenja. Bazni plan predstavlja osnovno polazište za razne analize, pa sledi druga korist od Microsoft Project-a: osim što imate uvid u stanje izvršenja posla u bilo kom trenutku, u mogućnosti ste da pravovremeno reagujete u slučaju poremećaja plana, tražeći optimalno rešenje u okviru roka i budžeta. Recimo, ako zbog zastoja jedne mašine dođe do preopterećenja druge, možete sami preurediti tok posla, ali takođe možete prepustiti i programu da ponudi rešenje.

Nabrajanje mogućnosti Project-a 2003 moglo bi da potraje, pa ćemo se ovde zaustaviti: ako do sada niste koristili ovaj program, verujemo da ste stekli jasnu sliku. Izrazićemo samo jednu primedbu, možda jedinu ozbiljnu. Iako Microsoft Project još nije lokalizovan na srpski jezik (a pitanje je i kad će biti), bilo bi normalno očekivati da uvažava barem elementarne norme regionalnog podešavanja, na šta smo odavno navikli u sličnim programima. Međutim, Project 2003 i dalje striktno beleži vremenske odrednice (sate, mesece) isključivo na engleskom jeziku. Verovatno je to posledica očuvanja formata MPP datoteke, koji je nepromenjen još od verzije 2000. Bio bi red da se barem kalendar vidi valjano na lokalizovanoj platformi.

Stotinu projekata odjednom

(kliknite za veću sliku)

Osnovna razlika između dve varijante programa je u obimu zahvatanja na poslovnom planu. Project Standard je samostalna celina u manjim preduzećima, gde se uglavnom rukuje pojedinačnim projektima. Varijanta Professional je u mogućnosti da objavljuje i čuva informacije na aplikativnom serveru, kao i da koristi resurse na njemu. Project Server 2003 je lokacija namenjena organizovanju i eksploataciji sveobuhvatnih informacija o svim resursima na nivou poslovanja preduzeća. Korisnici profesionalne verzije Project-a 2003 mogu da rukuju tim resursima na svim nivoima – od kontrole stanja pojedinog projekta uz pomoć drugih komunikacionih tačaka (Exchange Server, SharePoint Server itd.) do svedenog upravljanja zajedničkim resursima i zamenama, izvođenja raznih konsolidacija, rešavanja opštih prioriteta itd. Za sve to je veoma važan sistem za skladištenje baza podataka, pa je osim Microsoft SQL Server-a u standardnoj ponudi i veza sa sistemom Oracle.

Microsoft je organizovao inicijativu, skupove alata, razvojni sistem i studije iskustva i zaokružio ih u celinu pod imenom Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) Solution. Project Server 2003 je centralna tačka za EPM Solution. Ovo nije proizvod koji možete kupiti „u kutiji“, nego skup proizvoda, rešenja i licenci koji se nabavljaju posebno. Srećom, ne morate kupovati desetine primeraka programa po ne baš popularnoj ceni: ključni „vezni igrač“ za EPM Solution je Microsoft Office Project Web Access. Reč je o Web portalu koji omogućava povezivanje korisnika, saradnju kroz zajednički interfejs uz korišćenje resursa na Project Server-u. Drugim rečima, svi članovi timova, rukovodioci i stručni saradnici koji koriste informacije iz projekata, ali ih ne organizuju, pristupaće portalu uz pomoć svog Web browser-a i pregledati, ažurirati i analizirati informacije. Preduslov za takvo korišćenje je raspolaganje licencom za pristup: Project Server 2003 Client Access License (CAL) se prodaje u paketima čija cena po korisniku nije visoka.

Priča o upravljanju poslovnim procesima na opštem nivou preduzeća svakako zaslužuje da joj se posvetimo nekom drugom prilikom. U međuvremenu, pokušajte da zamislite mogućnost da u vašoj firmi, ma kolika ona bila, postoji Web portal koji obezbeđuje da se u svakom času zna tačno stanje svakog posla, nivo angažovanja svih resursa, trenutni presek svih troškova poslovanja u nekom periodu i još mnogo valjanih informacija. Da li sada raspolažete takvim podacima?

Da sve postane jasno

Bio sam u prilici da čujem kako jedan direktor „iz onih vremena“ komentariše radno mesto koje ne razume. „Direktor za resurse, šta je pa to? U moje vreme, ja sam celu firmu kontrolisao iz glave!“ Doduše, pitanje je iz čije glave je u to „njegovo vreme“ posao bio organizovan, a na stranu merila uspeha koja su važila u dogovornoj ekonomiji. Ali, slučajno znam da pomenuti mladi stručnjak radi svoj posao koristeći Microsoft Project, tvrdeći da ne zna kako bi se snašao bez njega.

Naravno, softver ne može pomoći ako u radnom okruženju ne postoji svest o važnosti svakog koraka u poslovnom procesu i ako ne postoji potpuna kontrola svih tih koraka. Danas je važnije da postoji pravilan tok informacija u svim pravcima kako bi organizacija posla bila valjana, a izvođenje efikasno. Microsoft Project je vrlo dobra alatka na tom polju, pogotovo ako su obezbeđeni pristojni mrežni resursi, a među izvršiocima vlada disciplina urednog dokumentovanja posla.

Poslovno okruženje u kome uz pomoć Microsoft Project-a uspete da formirate „veliku sliku od mnogo malih“, prepoznajući mesta koja nisu dovoljno dobro iskorišćena ili na kojima postoje nepotrebna uska grla, garantuje da ste već na putu da ostvarite direktnu materijalnu dobit. Malo je softverskih proizvoda za koje se može reći nešto slično, a to bi trebalo da vam bude dovoljno. Dodajte tome mogućnost koju verovatno niste praktikovali: prognozirajte najbolje i najgore slučajeve u ishodima poslovanja i iskoristite saznanja da sprečite loš ishod. Najzad, te projekcije možete iskoristiti i da biste uspostavili optimume realnih troškova. U tom svetlu čak ni saznanje o ceni angažovanja sistema ERP Solution ne predstavlja neprijatnost – pred vama je prilika da posao organizujete na moderan i nadasve efikasan način. Predlažemo da je iskoristite.

Korisne adrese:

Microsoft Software
Beograd
http://www.microsoft.co.yu

© 1995-2024 PC Press. Sva prava zadržana.