 |
A onda se pojavio prodavac, po kome dotični softver samo što ne ide sa vama u krevet, a njegovo korišćenje je toliko lako da predstavlja test inteligencije i ko to ne može očigledan je moron. Idila je trajala do instalacije i početka rada." Ovako je jedan korisnik na ovdašnjem Internet forumu opisao uvođenje novog poslovnog softvera u svoju firmu. Mnogi će u ovim rečima prepoznati situaciju koji su i sami doživeli: impresivna reklama i prezentacija, velika ulaganja para i vremena u novi softver, a onda i pored svega kreću neočekivani problemi. Ispostavlja se da skupo plaćen softver ima ozbiljnih nedostataka, firma je usporena ili čak blokirana, podršku je nemoguće dobiti... Zašto je to tako? Da li je u pitanju loš kvalitet softvera ili je možda krivica na lošoj organizaciji i prevelikim očekivanjima korisnika? Da li je napravljen loš izbor ili je možda ovakva situacija prosto neminovan korak u razvoju firme, nešto što se mora preći da bi se nastavilo? Definitivne odgovore je teško dati - svaka situacija je priča za sebe, a korisnici i prodavci softvera su skloni da probleme posmatraju samo iz svoje perspektive. Ipak, evo nekoliko stvari koje treba imati na umu pre nego što se upustite u nabavku novog poslovnog softvera.
Novi softver - stari problemi
Nabavka novog softvera u većini slučajeva je veoma neprijatan događaj za firmu, bez obzira na to koliko je taj softver kvalitetniji u odnosu na stari. Nemojte verovati ako vam saopšte da će prelaz biti "sasvim brz i jednostavan" - to se može desiti samo ako ste veoma mala, jednostavna, veoma dobro organizovana firma, pri čemu je softver kao pisan za vas. Svi zaposleni će morati da uče novi princip rada, treba se uklopiti u novu filozofiju, a možete biti sigurni da će se pojaviti svi problemi koji se uopšte mogu pojaviti. Zašto je to tako? Najveći deo problema nastaje iz proste činjenice da je u pitanju promena, koja nikad nije poželjan događaj u ustaljenoj svakodnevici firme. Ako neko godinama radi svoj posao na jedan način i sada treba da to promeni, sigurno je da će pružati otpor na ovaj ili onaj način. Zaposleni mogu donekle biti motivisani činjenicom da će im novi softver omogućiti da neke stvari rade lakše i brže, ali pošto se to u početku svodi na njihovo povećano angažovanje, biće neophodna gruba sila da neke od njih privolite na saradnju.
Sledeća bitna stvar je da kvalitetno uvođenje softvera podrazumeva reorganizaciju firme. Za mnoge će predstavljati šok da uvođenje poslovnog softvera češće podrazumeva prilagođavanje firme softveru, a ne obrnuto. U jednom od novijih brojeva stručnog časopisa za knjigovodstvo možete pročitati sledeći savet kupcima softvera: "Svaki softver može da se menja i prilagođava klijentima, računovodstveni softver treba da se prilagođava preduzeću i računovođama, a ne obrnuto." Naravno, idealno bi bilo imati softver koji je napravljen samo za vašu firmu, ali se od toga davno odustalo: cena izrade i (naročito) kasnijeg održavanje takvog softvera je previsoka čak i za velike firme. Zato se treba odlučiti za gotovo rešenje, ako je to ikako moguće. Zaposleni obično imaju predstavu o sopstvenoj firmi kao "posebnoj i specifičnoj", smatrajući da je to nešto dobro, ali je to sa stanovišta softverske podrške nešto najgore što može da vam se desi.
Ako je vaša firma jedna od retkih koja je dobro organizovana, može se desiti da uvođenje prođe sasvim glatko. Ali - priznali mi to ili ne - većina naših firmi je loše organizovana, što nezadrživo isplivava na površinu prilikom bilo kakvog pokušaja uvođenja ozbiljnog softvera. Najveća greška koja se pri tom može napraviti jeste da se ne prepozna pravo lice problema i da se krivica svali na loš softver. Ova situacija je veoma realna i česta i pre uvođenja softvera obavezno treba predvideti mehanizam kojim će se problem bez odlaganja i trajno rešiti. Nažalost, sopstvene greške se najteže uočavaju a još teže priznaju, pa ponekad u ovoj fazi nastaje nesavladiv problem. To ide dotle da uvođenje izuzetno kvalitetnih sistema u neke firme ponekad propada ili se razvlači na sumanuto duge rokove, za koje vreme firma funkcioniše otežano.
Nerealna očekivanja
Menadžment očekuje od softvera da reši skoro sve probleme koje imaju, počev od loše organizacije, preko loših kadrova, pa do loše prodaje (poznati vic o korisniku koji se žali da "program ne radi dobro, prikazuje male iznose na stanju računa" ima ozbiljne korene). Dobar deo krivice za ovo snose reklame i "frizirane" prezentacije softvera koje se mogu videti kod nas. Od reklama se valjda i ne očekuje da saopšte neku realnu informaciju, a sigurno ne neki ozbiljan problem koji prati proizvod koji se reklamira. Tržište je izuzetno podložno uticaju reklama, a ako se na to doda i odsustvo tekstova koji objektivno analiziraju mogućnosti konkretnih softverskih proizvoda (zapitajte se kada ste čitali prikaz nekog poslovnog softvera u kome je ukazano na neki njegov nedostatak), rezultat je vrlo predvidljiv.
Zapamtite: nasuprot atraktivnim reklamama i tvrdnjama prodavaca, program (baš kao i svaki drugi alat) ima svoja ograničenja. Da biste napravili dobar izbor, prva stvar je da saznate koja su to ograničenja i mane softvera koji nameravate da pazarite. Zato prvo pitanje prodavcu softvera treba da bude: "Koje su mane vašeg proizvoda?" Što ih realnije sagledate, veće su šanse da izbegnete probleme. Pri tom cena softvera i reputacija proizvođača ne igraju presudnu ulogu: i veoma skupi programi mogu imati ozbiljna ograničenja, a može se desiti da neka opcija koja vam je neophodna za normalan rad prosto ne postoji (i ne može se dograditi) u softveru koji ste platili nekoliko puta više nego stari.
Nisu nerealna samo očekivanja od softvera: od svih zaposlenih se očekuje da uz novi program budu produktivniji, da rade brže i bolje. U stvari, novi program prvenstveno znači (barem u početku) lošiji rad zaposlenih: ljudi se teško odvikavaju od stečenih navika (a ako su jedan program koristili niz godina, svakako su se na njega navikli), imaju bolje ili lošije dane, umeju da naprave krupne previde i, uopšte, da zabrljaju na sve moguće načine! Dobar softver može pomoći da se ovo donekle ublaži, ali nikako i da se sasvim eliminiše.
Firma mora da ima razrađene interne kontrole pomoću kojih rad svakog zaposlenog kontroliše neko drugi, čime se verovatnoća greške jako Osnova za ovo jesu precizne i kvalitetno pisane procedure rada. Njih nije lako napraviti, ali se isplaćuju prvi put kad treba uvesti novog radnika u posao - umesto beskonačne priče o tome kako treba da radi, treba mu, uz korektan uvod, dati već davno spremljena i jasno napisana dokumenta. Mnoge firme su svesne da im je ovako nešto potrebno i pokušavaju da kreiraju takva dokumenta. Nasuprot popularnom stavu, procedure ne može uvesti neko sa strane, nego se zahteva veoma ozbiljno angažovanje zaposlenih. Uvođenje ISO standarda ili angažovanje skupih konsultanskih timova može pomoći, ali bez angažovanja zaposlenih problem se neće rešiti do kraja. Postoji i nerealno mišljenje da ovakve procedure treba da idu kao fiksno uputstvo za softver, pa čak i da treba da ih napravi ekipa koja uvodi softver. Istina je da kvalitetna rešenja u softveru mogu i te kako da utiču na organizaciona rešenja, ali softver koji korisnika vodi šinama sa kojih nema skretanja ni levo ni desno teško je oceniti kao kvalitetan.
Ponekad se softver namerno koristi kao sredstvo za rešavanje organizacionih problema: menadžeri velikih (obično naglo izraslih) firmi povlače skoro paničan potez i kupuju softver koji nameće određena kruta rešenja kako bi "presekli" rasprave i usvojili rešenje koje funkcioniše. Znači, nije pitanje da li je to dobro rešenje, pitanje glasi da li uopšte funkcioniše! Ovde ima neke logike, mada se u principu radi o namernom izazivanju poplave kako bi se ugasio upaljen tepih. Rešenje je neracionalno i skupo, ali u praksi može dati rezultate. Rezultat je vezan za kvalitet tima koji uvodi pomenuti softver, ali i prostu sreću - ako imate poslovanje koje "pasuje" u model koji podržava softver, prolazite dobro. U suprotnom, rizikujete konstantne probleme u narednih nekoliko godina.
Za detaljnu analizu na teme "Domaći ili strani softver", "ERP ili knjigovodstveni program?", "Gotovo ili po porudžbini?" i "Da li angažovati konsultanta?" pogledajte PC #148.
|
