Office 365 - vaš lični oblak

Na www.microsoft.com/sr-latn-rs/office365/online-software.aspx prijavićemo se za korišćenje probne verzije novog cloud Office‑a. Izabraćemo opciju namenjenu srednjim preduzećima da bismo demonstrirali što više mogućnosti. Za test ćemo izabrati sve opcije koje Office 365 nudi i kreirati administratorski nalog. Nakon toga se na www.office365.com logujemo i administriramo sistem.

Konfigurisanje oblaka

Interni sajt koji koristimo tokom preloma časopisa (kliknite za veću sliku)

Na administratorskom panelu su nam raspoloživi Exchange za e‑mail, Lync za poruke i VoIP, SharePoint za saradnju s kolegama, spoljnim saradnicima, ali i čitaocima, te desktop verzija Microsoft Office Pro 2010. Sistem je podogan za male firme, koje imaju računare s licenciranim OEM Windows‑om. Za rad je na svakom računaru potreban Office, čija cena nije niska. Uz Office 365 dobijamo i desktop Office licencu koja je uračunata u mesečnu pretplatu.

Pošto koristimo aktivan direktorijum, zaposleni već imaju korisničke naloge, postoje grupe, definisana su prava pristupa folderima, štampačima... Zato smo iskoristili opciju sinhronizacije AD-a sa Office 365, pa će svi koristiti iste naloge i imati pristup lokalnim resursima, ali i koristiti usluge Office‑a 365. Sve je transparentno – korisnicima je svejedno da li je neki servis lokalni ili u cloud‑u.

Za saradnike nismo otvarali posebne korisničke naloge jer Office 365 u Exchange opcijama ima i dodavanje eksternih korisnika. Kreirali smo i grupe Redakcija, Marketing, Prodaja i Saradnici. O spamu, virusima i drugim problemima ne razmišljamo, pošto je Office 365 opremljen FOPE‑om (Forefront Online Protection for Exchange), sistemom za višeslojnu zaštitu dolaznih i odlaznih e‑mail poruka.

Komunikacija u fokusu

Svi u Redakciji su već navikli da koriste sisteme za instant poruke i VoIP, pre svega Live Messenger, ICQ, Skype i druge. Zato su prvi koraci sa Lync‑om bezbolni. Svaki korisnik se preko www.office365.com i opcije Sign In uloguje na svoj korisnički kontrolni panel gde ima opcije prenosa i instalacije pomenutog Office‑a, kao i Lync klijenta.

Dodatne opcije deljenja ekrana, deljene table uz već pomenute instant poruke, slanje i prijem fajlova, kao i audio/video komunikacija odličan su alat za bolju i jednostavniju komunikaciju među članovima Redakcije, ali i spoljnim saradnicima. Naime, u administratorskom kontrol panelu omogućena je tzv. federacija: možete dodati u listu druge Lync korisnike i komunicirati s njima bilo gde na Internetu. Saradnici, kao i čitaoci koji ne koriste Lync, mogu komunicirati s nama koristeći Live Messenger, ako se u Lync Admin panelu to omogući opcijom Public IM connectivity mode.

Sjajna stvar je što čak nije potrebno instalirati Lync klijent. Dovoljno je otići na Web Outlook i tu će se u desnom gornjem uglu pojaviti opcije za Lync komunikaciju. Tako možete koristiti neke od funkcija Lync‑a kroz Web browser. Dodatno, kada stigne e‑mail od nekog kolege, pored njegovog imena će stajati njegov Lync status označen zelenom, žutom ili crvenom. Lync poziv se može inicirati baš odatle, iz Microsoft Outlook‑a.

Timski rad – Sharepoint

Web verzija Microsoft Word-a (kliknite za veću sliku)

Komunikacija instant porukama, glas i video, spadaju u neformalnu komunikaciju. Za sve projekte na kojima radimo je neophodna formalna komunikacija, kao i dostupnost odgovarajućih dokumenata i drugih fajlova svim članovima tima. Svi članovi redakcije koji rade na novim brojevima časopisa „PC“ i connect treba da imaju pregled svih tekstova i fotografija koji će se naći u novim brojevima. Uz to, kolege iz marketinga i distribucije treba da imaju sličan pristup zbog pregleda posla iz svog ugla. Konačno, saradnici treba da imaju poseban pristup za komunikaciju s Redakcijom o svom tekstu ili grupi tekstova, ako se radi o povezanim temama. Za sve to se koriste Web sajtovi, tj. Web Collections čija je osnova SharePoint.

Inicijalno, Office 365 kreira neku vrstu internog sajta – pristup je dozvoljen samo na osnovu korisničkog naloga. Moguće je napraviti i jednostavan Web sajt za slobodan pristup, u našem slučaju pcpress-web.sharepoint.com , dok se internom prilazi s pcpress.sharepoint.com . Eksterni Web sajt nama ne treba pošto ga već imamo, mada verujemo da će mnogima značiti ova opcija, pošto u jednom paketu imaju kompletno rešenje. Adrese @onmicrosoft.com i .sharepoint.com su default. Ko želi, može registrovati poseban domen i jednostavno podesiti da e‑mail adrese budu, recimo, korisnik@pcpress.rs kao i da pristup Web‑u bude www.pcpress.rs a interni pristup recimo s redakcija.pcpress.rs.

Na portalu smo najpre uradili osnovna prilagođavanja – stavili naš logo, izabrali boje, doterali regionalna setovanja i slično. Slede ozbiljniji zadaci. Za svaki broj časopisa kreiramo novi sajt. Sharepoint ima veliku bazu template‑ova za nove sajtove. Mi obično koristimo Document Workspace template jer daje većinu opcija koje su nam potrebne: rad s dokumentima, obaveštenja i listu ljudi koji rade na broju. Dodamo još i kalendar, i to nam je sasvim dovoljno. Imamo i sajtove koji služe za komunikaciju urednika sa saradnicima. Saradnici šalju tekstove, urednici ih pročitaju, eventualno predlože izmene i sa izmenama ih postave na sajt da bi saradnici mogli da vide rezultat. Nakon toga tekst ide glavnom uredniku, on odobrava tekst koji dalje ide na sajt tekućeg broja. Tom sajtu imaju pristup svi koji učestvuju u pravljenju broja, pošto se za sve ove sajtove definišu prava pristupa. Zbog lakše administracije, korisnici su podeljeni u grupe pa su prava dodeljivana grupama.

Za deo opisanih poslova koristimo workflows da bi ceo proces kreiranja broja bio automatizovaniji i bolje kontrolisan. Koristili smo samo predefinisane, mada se u SharePoint designer‑u mogu napraviti i novi. Iako SharePoint pruža velike mogućnosti nadogradnje, ugrađene funkcije su dovoljne za većinu primena. Primer je i čuvanje verzija dokumenta, zaključavanje dokumenta, kao i off‑line rad. Off‑line rad je omogućen korišćenjem alata Sharepoint Workspace koji se sinhronizuje sa zadatim sajtovima: svaki dokument se može zaključati i nesmetano raditi na njemu dok nismo povezani na Internet. Kada smo ponovo on‑line, sinhronizacija pošalje izmene i tada možemo otključati fajl. Dok je fajl zaključan, drugi korisnici ne mogu da ga menjaju i dobijaju obaveštenje o tome.

Dokumenti na sajtu se mogu editovati lokalno na računaru uz pomoć Office paketa, ali i u Web browser‑u. Izbor opcija je manji kada se radi u on‑line okruženju, ali je dovoljan za osnovne stvari. Word, Excel i PowerPoint fajlovi koje editujemo on‑line isti su kao oni koje menjamo lokalnim Office alatima. Slično je i sa Outlook‑om: Web verzija je potpuno upotrebljiva i ugodna za rad. S obzirom na to da se koristi Exchange server, svi e‑mail‑ovi su u svakom slučaju na serveru, tako da se mogu videti i lokalno iz Outlook‑a ali i kroz Web interfejs. Dodatno, u Web verziji Outlook‑a je i Lync klijent ograničenih funkcija, ali upotrebljiv. Preko Web‑a se može završiti većina redovnog posla u Office 365 okruženju i to bez obzira na to koji se browser koristi. To znači da se većina servisa komforno koristi i na drugim platformama. U eri pametnih mobilnih telefona i tableta ova mogućnost ima poseban značaj.

Lokal i oblak

Office365 nije jedino integrisano cloud rešenje – tu je i Google Docs, kao i razne manje poznate varijante. Verujem da bi i sa ovim paketom većina funkcija bila realizovana sličnom lakoćom i upotrebljivošću, ali ključni detalj je Microsoft okruženje koje već koristimo i kompatibilnost sa Office paketom i postojećim dokumentima.

Cloud rešenja su tu da ostanu. Naš test cloud okruženja tek je mali primer mogućnosti koje se ne ogledaju samo kroz tehničke funkcionalnosti, već i kroz pojednostavljenje IT‑ja, pogotovu za mala i srednja preduzeća. S tehničke strane, nema potrebe za serverima, velikom infrastrukturom, zaposlenim IT stručnjacima koji to održavaju, prostorom za IT, vođenju računa o licencama i slično. Korišćeni SaaS (Software as a Service) model daje i jasniju troškovnu sliku IT‑ja gde se jasno zna koliki je IT trošak po zaposlenom mesečno ili godišnje. Nadamo se da će u narednom periodu i ostali delovi IT sistema (hardver i drugi softver) biti na raspolaganju tako da budu u skladu sa SaaS modelom – pre svega mislimo na operativni lizing za opremu i SLA ugovore za održavanje u jednom paketu, koji bi se izražavao jednostavno u ceni po korisniku za jedan mesec. Oblak tako postaje sasvim konkretna poslovna ideja.

Korisne adrese:

Microsoft
http://www.microsoft.rs

© 1995-2024 PC Press. Sva prava zadržana.