Štampanje bez glavobolje

Stroga (samo)kontrola poslovanja predstavlja jednu od tajni velikih inostranih kompanija, a domaće firme tek pokušavaju da „uhvate korak“, pa već godinama prilično relaksirano gledaju na problem štampe... i to plaćaju. Snažna konkurencija na tržištu dovodi do neminovnih promena u upravljanju sopstvenim resursima, koje su se pokazale toliko neophodnim da su dovele u pitanje i egzistenciju nekih kompanija. Većina domaćih organizacija koje su uspešne kako na lokalnom, tako i regionalnom pa i međunarodnom tržištu, uvidela je pravovremeno potrebu za restrukturiranjem i smanjenjem troškova poslovanja, ali nije svako sagledao „širu sliku“, koja obuhvata i efikasniji rad zaposlenih, uz značajno smanjenje troškova upravljanja papirnim dokumentima.

Pitanje za... koji sektor?

(kliknite za veću sliku)

Upravljanje dokumentima i štampom u većini preduzeća pada na pleća zaposlenih i IT sektora, ukoliko taj sektor postoji u firmi. Nabavka potrošnog materijala, u koju spadaju zamenske kasete s tonerom, papir, rezervni valjci i glave za štampu, obično potpadaju pod obaveze zaposlenih u sektorima koji najviše i imaju potreba za upravljanjem dokumentima, dok otklanjanje lakših kvarova i zaglavljenog papira obično obavlja IT administrator. Ove obaveze znatno umanjuju produktivnost zaposlenih koji svoje i kompanijsko dragoceno vreme troše na trivijalne stvari, koje ne bi trebalo ni da primećuju. Zapravo, u ovako organizovanoj raspodeli poslova najviše trpi IT sektor koji, tradicionalno preopterećen, mora da pruža podršku zaposlenima i kada je u pitanju štampa dokumenata.

Upravo tu na scenu stupaju objedinjena rešenja za upravljanje štampom, a u širem smislu i dokumentima. Osnovni cilj jedinstvenih rešenja jeste ušteda – kako na vremenu, tako i u novcu. Implementacijom sistema za upravljanje dokumentima, koji se nalazi pod centralizovanom kontrolom, zaposleni bivaju rasterećeni trivijalnih obaveza i omogućava im se da se posvete poslu. S druge strane, zamena dotrajalih štampača, skenera i faks‑mašina višenamenskim uređajima doprinosi uštedi rezervnih delova i potrošnog materijala, uključujući i papir.

Sa aspekta kompanije, rešenja za upravljanje štampom nude tri osnovne prednosti. Prva i osnovna je transparentan uvid u ukupne troškove, koji su ranije bili rasuti po sektorima i uglavnom prikriveni. Jedinstveno i pravovremeno održavanje flote uređaja je druga prednost, a koliko je ona važna, govori i činjenica da korisnik u većini slučajeva neće ni znati da je došlo do kvara ili da je on sprečen blagovremenom reakcijom. Treća, ali nikako najmanje važna prednost rešenja za upravljanje štampom jeste kontinuirana optimizacija usluge, radnog okruženja i samih uređaja prema potrebama kompanije.

Praksa je pokazala da se u većini preduzeća, nakon nabavke u datom trenutku neophodnih štampača, skenera i faks‑mašina, fokus prenosi na njihovo dugoročno održavanje, a novi uređaji se nabavljaju tek nakon nekoliko godina i to samo ako se stari ne mogu popraviti. Takav pristup znači da je sistem rigidan i teško se prilagođava obimu poslovanja u datom trenutku. Objedinjeno rešenje nudi konstantno oblikovanje raspoloživih sredstava za rad potrebama zaposlenih.

Pored samih uređaja koji su očigledno srž sistema, važnu komponentu čini softver zadužen za upravljanje hardverom, dokumentima, praćenje opterećenosti i optimizaciju sistema, kao i softver za usmeravanje dokumenata ka integrisanim štampačima, skenerima i faks‑mašinama i sa njih. Implementaciju rešenja za upravljanje štampom mogu da obavljaju dve grupe kompanija. Prva su proizvođači hardverskih komponenti kao što su Canon, Lexmark, Xerox, HP i drugi, dok drugu grupu čine sistem integratori.

Pogled na tržište

(kliknite za veću sliku)

Na domaćem tržištu svoje usluge aktivno nudi veći broj sistem integratora koji su često i specijalizovani za distribuciju proizvoda jednog ili više proizvođača. Najbolji primer jedne ovakve kompanije je Original grupa, koja pored Konica Minolta i OKI štampača i multifunkcijskih uređaja nudi i integrisana rešenja kao što je Total Print Service (TPS). TPS omogućava trenutnu i dugoročnu uštedu troškova štampe, instalaciju nove flote uređaja prilagođenih potrebama korisnika i sa optimizovanom eksploatacijom, potpunu kontrolu administracije dokumenata, potpuno rasterećenje IT resursa kompanije i uštedu električne energije. A sve nabrojano nudi kroz šest segmenata implementacije Total Print servisa.

Prvi korak je konsultacija i analiza postojećeg stanja, sa sugestijama i predlozima rešenja. Nakon najvažnije faze implementacije rešenja, dolazi treća kontinuirana faza daljinske kontrole i upravljanja sistemom, koja uključuje preventivno održavanje i blagovremeno snabdevanje potrošnim materijalima i rezervnim delovima. Peti segment čini konsolidovan i transparentni utrošak koji pomaže preduzećima da sagledaju svoju potrošnju i na kraju optimizuju postojeću flotu uređaja.

Pored TPS‑a, Original grupa nudi i interesantan koncept prodaje štampača i multifunkcijskih mašina nazvan Impression plus (i‑plus) namenjen naprednim korisnicima, koji već poznaju svoje potrebe kada je funkcionalnost uređaja i prosečan obim posla u pitanju. Taj koncept prodaje zasniva se na ugovornoj obavezi i mesečnoj naknadi u periodu trajanja ugovora koji podrazumeva i određeni broj odštampanih otisaka, u zavisnosti od njegovog trajanja.

Na našem tržištu već dugo uspešno posluje kompanija Perihard, čiji Print Management Centar nudi integrisano upravljanje štampom na tri načina. Prvi je jednostavno iznajmljivanje štampača, što omogućava korisniku optimalan izbor uređaja, dok o kompletnoj amortizaciji i servisu brine Perihard – korisnik plaća samo odštampane strane. Paket Print Management je drugo rešenje koje, pored već opisanih prednosti, obuhvata i Perihard‑ove Eko toner kasete, preventivni i korektivni servis štampača, zamenu dotrajalih uređaja i softver PaperCut za upravljanje štampom.

Najpotpunije rešenje je potpuni outsourcing, po principu optimizacije TCO‑a (Total Cost of Ownership). Postojeća struktura za upravljanje dokumentima se zamenjuje novom koja je zasnovana na multifunkcijskim uređajima i funkcioniše na principu višegodišnje rente. Cena štampe je unapred jasno definisana i vezana za broj otisaka.

„OSA računarski inženjering“ dokazuje da celokupna rešenja, a ne samo uređaji inostranih kompanija, mogu biti implementirani i u domaćim preduzećima. Kao ovlašćeni distributer proizvoda kompanija Canon i Oce, OSA nudi integrisano upravljanje dokumentima, od implementacije samih uređaja, preko softverskog praćenja eksploatacije, do servisa.

Snaga objedinjenih rešenja

Na sličan način, na domaćem tržištu nastupa i kompanija AlfaDigital, koja je za osnovu svog sistema Managed Print Services uzela Xerox‑ovu metodologiju. AlfaDigital pokriva sve aspekte informacionih tehnologija, od analize, planiranja, projektovanja, razvoja, testiranja i implementacije informacionih sistema do njihovog održavanja i naknadne optimizacije. Sastavni deo sistema čini i softver CentreWare Web zasnovan na Web browser‑u, a namenjen je instalaciji, konfiguraciji i upravljanju štampačima i multifunkcijskim uređajima.

Ozbiljna firma ne može ignorisati prednosti objedinjenih rešenja za upravljanje štampom i dokumentima za koje treba angažovati partnersku firmu. Transparentnost poslovanja i uštede na štampi koje dostižu i do 30 odsto govore u prilog ovih sistema, koji su potpuno dostupni i domaćim korisnicima. Na njima je pre svega da sagledaju širu sliku i uvide prednosti rešenja koja im se nude.

© 1995-2024 PC Press. Sva prava zadržana.