Bezuslovna snaga komunikacije

Vrlo je verovatno da radni dan započinjete uz jutarnju kafu, sedeći za računarom i proveravajući zakazane obaveze i elektronsku poštu. Pre samo nekoliko godina, koristili ste rokovnik ili stoni kalendar u koji ste beležili koga treba da nazovete telefonom i koji poslovi su hitni danas. Uto je i telefon počeo da zvoni, pa ste do kraja razgovora možda zaboravili šta je trebalo još da zapišete. Takav stres na samom početku dana nije prijatan, zar ne? Internet kao sredstvo komunikacije u poslovnom okruženju danas smatramo nezamenljivim; uostalom, prepoznavanje mnogih koristi od takve komunikacije je i glavni uzrok za neverovatno širenje Interneta u poslednjoj dekadi prošlog veka. Ako nemate barem jednu ličnu adresu e-pošte, hendikepirani ste u odnosu na današnje prilike. Više uopšte nije neobično da vas potencijalni poslovni partner zamoli da ga ne zovete telefonom bez preke potrebe, nego da slobodno pošaljete e-poruku kad god nađete za shodno.

Početak je težak...

(kliknite za veću sliku)

Microsoft se relativno kasno pozabavio problemom upravljanja poslovnim informacijama. Istina, postojala su neka mala rešenja poput programa Microsoft Mail, koji je bio deo Microsoft Office-a od 1994. godine i koji je koristio resurse na serveru mreže. Nije nepoznato da je do 1995. godine u toj firmi vladalo mišljenje da je Internet „prolazna moda“, pa Office nije razvijan u tom pravcu. Ali, stvari su se pokazale drugačijim, pa je 1996. godine promovisan program Microsoft Outlook 97, koji je trebalo da zadovolji razne „nove“ potrebe poslovnog korisnika na polju komunikacija i organizacije posla. Bio je to na brzinu pisan program, jer je trebalo da stigne na vreme da bi postao član familije Office 97. Prilično slabe performanse i sumnjiva stabilnost programa nisu oduševile većinu korisnika, pa je Microsoft napravio Outlook 98 kao međuverziju do sledeće promocije svog poslovnog paketa. Tada je zabeležen i jedan presedan kada je reč o firmi iz Redmonda: Outlook 98 je objavljen kao besplatan program. Valjalo je što pre zaboraviti debakl prve verzije, a bila je to i dobra prilika da marketing firme promoviše novu orijentaciju za poslovne korisnike, koja je podrazumevala elektronsku komunikaciju u prvom planu.

Sledeće dve verzije Outlook-a (1999. i 2001. godine) donele su bezbroj novina, kako to i biva sa novim verzijama Microsoft Office-a, a u koje je Outlook uključen u svim varijetetima. Microsoft se u međuvremenu preorijentisao na tehnologije komunikacija, sve intenzivnije ih gurajući napred; zato je i Outlook razvijan sve intenzivnije, a njegova važnost u strukturi Office-a sve više rasla. Dobijena je mogućnost izrade namenskih obrazaca, pojavile su se „inteligentne“ alatke, ostvaren je koncept Digital Dashboard itd. Značajno je učvršćeno mesto Outlook-a kao klijenta za Exchange Server, čime je uspostavljena prva platforma za razne oblike grupnog rada. Oni koji koriste principe integrisanih rešenja dobili su valjanu platformu za automatizovanu komunikaciju, u obliku koji samo pet godina ranije nije bio ni zamisliv.

Realno gledajući, stvari nisu bile besprekorne: delom kao psihološka posledica klimavih prvih koraka, Outlook je kritikovan kao prevelik i složen program relativno slabih performansi; čak su i mnogi posvećeni korisnici drugih programa Microsoft Office-a odbijali da ga prihvate (pa, još gore, nastavili da koriste trivijalni Outlook Express). Objektivno gledano, ima istine u tom pogledu, ali prosto, mnogi su ostali vezani za „male“ programe za upravljanje e-poštom. Često su padale kritike da Outlook „nema ovakvo prelamanje replika“, pa „ne može onako da presloži poruke“, pa „neće da uveze poruke iz programa XYZ“ i ko zna šta još. Podela mišljenja najčešće je bila zasnovana na emocijama; malo je ko uzimao u obzir stratešku ulogu Outlook-a u poslovnom okruženju, a da ne govorimo o ceni održavanja radnih stanica. Mnogi su pri tom prevideli šta novije verzije tog programa zaista mogu da doprinesu korisniku pri redovnom korišćenju.

Iskušavanje novog formata

(kliknite za veću sliku)

Kada je iz Microsoft-a, tokom prvih najava sistema Office 2003, došla vest da se novi Outlook priprema kao najvažnija i centralna tačka svakog poslovnog korisnika, mnogi čistunci su se poplašili. Neki su se zapitali kako to da jedan mailer može da bude središte poslovanja i odjednom napravili dve suštinske greške u razmišljanju. Prvo, Outlook jeste program za upravljanje elektronskom poštom, ali i mnogo više od toga. Drugo i mnogo važnije: ukoliko tok informacija u vašoj firmi nije kritični resurs upravljanja, onda sa vašim poslovanjem nešto nije u redu. Jedina dilema svodi se na to da li ste spremni da disciplinujete način komunikacije i da li želite da postoji pisani trag o svemu što radite.

Još iz doba prvih beta-verzija, novi Outlook 2003 je predstavljao prilično iznenađenje – najpre drugačijim izgledom, a potom i drugim, mnogo ozbiljnijim osobinama. Izrečena „pretnja“ da Outlook može da postane najefikasniji prostor za sva zbivanja na vašem radnom mestu nije bila prazna. Ako bismo govorili o direktnim posledicama za korisnika pri uobičajenom korišćenju sistema Office 2003, novi Outlook donosi najveći pomak među svim programima. Unapred znamo da je nemoguće pomenuti baš sve nove atribute ovog programa; ako ste se prepoznali u dosadašnjem tekstu, otkrićemo barem toliko da vas navedemo da preispitate svoj stav.

Ukoliko se pripremate za prelazak sa prethodnog Office-a na sistem 2003, verovatno vam pada na pamet da održite obe verzije svih programa na svojoj platformi; dovoljno je da pri instalacionoj proceduri unesete drugu putanju za instalaciju nove verzije i da naglasite da ne želite da stare verzije budu izbrisane. Međutim, Outlook ne može da koegzistira u više verzija na istoj platformi; razlog tome je potreba da se program poveže sa vitalnim strukturama Windows-a, pa bi prisustvo dve verzije izazvalo tehničke probleme. Neka vas to ne zabrine: slobodno „pregazite“ stari Outlook novim, a zauzvrat će se u novom pojaviti sve vaše strukture, od sistema ličnih foldera (ostaje ista datoteka u formatu PST, odnosno OST ako koristite Exchange), preko zadatih pravila, pa do definicije svih korisničkih naloga. Rečju, prelazak na novi Outlook je prilično bezbolan, s tim što ćete se suočiti sa mnogim novim elementima radne površine.

(kliknite za veću sliku)

Bitna razlika odnosi se na nove korisnike Office-a: Outlook 2003 je jedini među pet glavnih programa koji ima novi format datoteke. Postoje dve ključne razlike: limit PST datoteke povećan je sa 2 na 20 GB (neverovatno: kome to treba?), a učinjeni su i ozbiljni zahvati da bi se poboljšala primena višejezičkih elemenata kroz potpuni Unicode; recimo, ime nekog kontakta možete zapisati na njegovom pismu, pa taman da je to arapski, kineski ili hebrejski. Ovaj format je podrazumevani za nove PST i OST datoteke, a opstaje kompatibilnost sa prethodnim formatom, koji nije menjan od Outlook-a 97. Ako zadržite stari format, bićete u prilici da koristite svoje skladište informacija i u prethodnim verzijama programa, dok u njima ne možete koristiti novi format.

Pošto sam nasledio stari format datoteke, napravio sam mali uporedni test; s obzirom na to da mi je i stari limit gabarita prevelik, zatražio sam odgovor na pitanje da li sam nečim oštećen time što ne prelazim na novi format. Pripremio sam kopiju svoje PST arhive, koja sadrži oko 35.000 e-poruka, a velika je oko 500 MB. Pokazalo se da nema nikakvih uočljivih razlika ili problema: sve nove funkcije u Outlook-u 2003 rade uredno, a u Outlook-u 2002 (na drugom operativnom sistemu) datoteka se i dalje koristi bez problema. Pri tom, Outlook 2003 pokazuje realno bolje performanse, bez obzira na format datoteke. Međutim, konverzija starog formata u novi (kroz interfejs za uvoz podataka, što je potrajalo dugo) rezultovala je ciljnom datotekom uvećanom za oko jedne trećine polazne dužine, što je verovatno posledica čuvanja poruka u punom Unicode formatu.

Izgled u službi funkcije

(kliknite za veću sliku)

Nakon pažljive analize funkcionalnosti, radna površina je bitno preuređena u cilju boljeg iskorišćenja prostora i efikasnijeg pristupa. Nova organizacija zahteva period privikavanja, ali to vam neće teško pasti kada uočite da mnoge stvari radite brže nego pre. Najupadljiviji detalj je novi podrazumevani pogled na poruke, sa uspravnim oknom za pregled poruke na desnoj strani; mada možete lako da postavite to okno ispod kao ranije ili da ga isključite (mada više nije rizično zadržati ga, videćete zašto), nova postavka nekako više prija.

Novo okno za navigaciju na levoj strani funkcioniše kontekstno: u zavisnosti od izbora jedne od grupa podataka na dnu okna, što je prostor koji možete povećati ili smanjiti, pojavljuju se folderi koje sadrže samo stavke tog tipa; glavni deo prozora programa, kao i obično, prikazuje to područje. Ako je reč o e-pošti, koju ćete verovatno razvrstavati u posebne „pregrade“, iznad područja koje izlistava sve potfascikle uočićete i skup Favorite Folders. Ovde ćete, prostim prevlačenjem, dodati neke svoje foldere, a izbaciti nepotrebne. Kao i u glavnom delu, podebljana stavka sa brojem u zagradama označava broj nepročitanih ili neobrađenih stavki. Ako izaberete kontakte, zadatke ili dnevnik aktivnosti, okno za navigaciju će vam ponuditi da brzo odaberete jedan od posebnih pogleda u glavnom prozoru programa. Ako vam nijedan od ponuđenih pogleda nije po volji, organizujte sami svoje prečice. Okno Shortcuts može da primi praktično bilo šta, od foldera u Outlook-u, preko prečice ka bilo kojoj datoteci ili programu na disku, ili pak prema nekoj stranici na Web-u, koja će se učitati u okno Outlook-a.

Okno za navigaciju zaista se lako koristi, a svakako je mnogo korisnije od ranijeg prostog skupa prečica ka glavnim mestima u skladištu informacija. Ako ste, poput mene, isključivali okno prečica da biste ga zamenili pregledom strukture foldera, to više nećete morati da uradite. A ako ste korisnik SharePoint portala, okno za navigaciju će vam mnogo značiti. Naime, Outlook je sada u stanju da simultano prikazuje lične i deljene informacije u raznim modulima (npr. naporedni pregled zauzeća u kalendaru); okno za navigaciju je pravo mesto odakle ćete krenuti u potragu za deljenim informacijama u portalu. Najzad, ako zaista provodite čitav radni dan ispred otvorenog Outlook-a, eto dobrog načina da vam svi elementi posla budu mnogo bliži.

Opcije navigacije su tek vrh ledenog brega. Ako baratate velikom količinom e-pošte, nove funkcije u centralnom oknu koje sadrži listu pošte biće pravo osveženje. Osim što obeleženu poruku lakše čitate na desnoj strani, lakše ćete i pregledati liste; svaka poruka sad zauzima dva reda u kojima ćete lakše uočiti ime pošiljaoca, temu i malene opisne ikone; približavanjem pointera miša, videćete i tačno vreme prijema i veličinu poruke, koji inače nedostaju u ovom pogledu. Pored desne ivice uočavamo novitet po imenu Quick Flags: ne samo da ćete prostim klikom miša dodati zastavicu, nego se ispod desnog klika kriju zastavice u šest boja (najzad!), kojima ćete posebno odrediti razlog za obeležavanje; kasnije, sledeći prosti klik na zastavicu menja obeležje u znak završenog posla. Ovde srećemo još jednu novinu: u konteksnom meniju zastavice možete odabrati komandu Add Reminder, pa očas dodati podsetnik da kasnije uradite nešto sa porukom; sistem upozorenja će se pobrinuti da ne zaboravite na obavezu da odgovorite na poruku ili uradite nešto u zadato vreme.

Podrazumevani redosled poruka je po datumu, počev od najnovije, ali klikom na zaglavlje lako ćete urediti redosled po pošiljaocu, temi, prilozima, veličini, obeležjima... Šlag na tortu je inteligentno grupisanje, koje je u startu uključeno. Recimo, ako je reč o sortiranju po vremenu prijema, poruke ćete videti grupisane kao Today, Yesterday,... Last Week, Two Weeks Ago,... Last Month, Older. U takvom rasporedu, vide se samo najkorisnije informacije o pojedinim porukama; na primer, na današnjim porukama se vidi samo vreme prijema, na onim od prošle nedelje ime dana i kratki datum, a na onim najstarijim samo puni datum na istom mestu. Svaku grupu možete skupiti ili raširiti i tako brzo pronaći željenu poruku. Skupljena grupa poruka ponaša se kao zasebni objekat, pa tako možete zajedno da im dodelite neko obeležje ili kategoriju, da ih prevučete u drugi folder ili ih izbrišete.

Spisak funkcionalnih mogućnosti raspoređivanja sadržaja i promene pogleda može da se oduži poprilično: pomenimo samo još jednu izvanrednu mogućnost. Na dnu liste foldera pošte uočićete grupu Search Folders, u kojoj ćete zateći nekoliko stavki. Reč je o grupisanim pregledima po nekom posebnom kriterijumu; podrazumevane su stavke obeležene za praćenje, nepročitane poruke (koje ćete u glavnom oknu dodatno presložiti po nekom kriterijumu) i velike poruke iz kojih ćete, recimo, lako izbrisati priloge i tako smanjiti gabarit skladišta. Desnim klikom na folder te grupe, dobićete izbor za još desetak generičkih uslova izbora. Najbolje tek sledi: ako ste se zatekli u dijalogu za pretraživanje, gde postavljate neki vrlo složen kriterijum koji će vam zatrebati u budućnosti, ne morate ga čuvati kao posebnu datoteku upita (što i dalje možete činiti). Umesto toga, prosto pridružite kriterijum folderima za pretraživanje, pa ga koristite kao i sve druge strukture; kad god otvorite takav folder, pregled će biti ažuran! A ako često koristite složeni upit, prevucite ga među favorite: nema potrebe da se pomerate do dna liste foldera.

Snaga klade valja

(kliknite za veću sliku)

Postupci u toku pripreme sadržaja za slanje, čin razmene poruka i procesiranje primljenog sadržaja u Outlook-u 2003 znatno su unapređeni. Brojne su alatke i mehanizmi koji olakšavaju te postupke, rešavajući pri tom i neka ozbiljna pitanja koja se nameću u praksi. Krenimo od osnovnog: pošto moderna poslovna komunikacija zahteva primereno održavanje adresara, to je unapređen podsistem za održavanje informacija o kontaktima. Uočavamo simpatično novo polje na kartici za ažuriranje podataka o kontaktu: sada možete pridružiti i sliku korespondenta. Osim toga, broj aktivnosti koje možete izvesti polazeći od te matične informacije sada je mnogo veći. Dijalog adresara proširen je sa više informacija i izmenljive je veličine, u skladu sa trendom primene većih monitora. Mnoge sitnice su udobnije: recimo, ako održavate liste, nakon ubacivanja neke od njih u polje primaoca, možete dekomponovati listu na prosti spisak pojedinaca, pa lako jednokratno dodati ili oduzeti nekog od njih.

I dalje se podrazumeva podešavanje da Word bude editor vaših poruka. Ako je takva veza u prošlosti bila više teret nego pomoć, preispitajte to mišljenje: ne isključujte tu opciju na prečac. Računari su danas jači nego pre, Office je bolje moduliran i optimizovan, a radna površina Word-a u svojstvu editora pojednostavljena do najprostijeg konteksta pisanja neke e-poruke. Bilo bi šteta da se odričete kvalitetnije provere spelovanja u toku pisanja ili naprednih alatki koje Word sadrži. Ne zaboravite da je ova kombinacija moguća čak i ako ste odlučili da koristite format prostog teksta umesto HTML ili rich text oblika.

Postupak slanja i prijema e-poruka, stavki kalendara, ažuriranih stanja zadataka i ostalih komponenti Outlook-a obavlja se slično kao i pre, uz napomenu da je sada lakše koristiti samo pojedine naloge umesto svih i da pri tom mnogo brže možete definisati da li da se preuzima cela poruka ili samo zaglavlje. Nažalost, opet nismo dobili pristojnu traku za napredovanje prenosa, barem onakvu kao u Outlook Express-u; to se objašnjava tehničkim razlozima koje niko živ ne može da razume. Ali, barem smo dobili malo preciznije informacije o toku razmene na statusnoj liniji programa.

Nova ikona Outlook-a u traci za obaveštavanje (koju smo nekad dobijali samo izmenom jednog ključa u bazi Registry) nije samo znak da je program aktivan, nego ima i ulogu da vas obavesti o nekoj promeni stanja. Recimo, ukoliko u firmi imate stalnu vezu sa e-mail serverom, dobićete poruku o prekidu veze ili o statusu automatske sinhronizacije. Ako puštate da program povremeno sam prenosi poštu, dobra vest za vas: raniji zvučni signal o prispeću poruke je zamenjen. Umesto da prekidate svoj posao u nekom drugom programu da biste videli o čemu je reč, sada će se u donjem desnom uglu ekrana pojaviti maleno okno sa imenom pošiljaoca, temom i prvih nekoliko reči sadržaja poruke: samo ćete skrenuti pogled da vidite o čemu je reč, pa prekinuti posao i odgovoriti ako je zaista važno.

(kliknite za veću sliku)

Znate i sami koliku muku predstavljaju stotine neželjenih poruka, virusi u njima, kao i pretrpanost mnogih HTML formatiranih sadržaja. Outlook je i ranije mogao da blokira rizične tipove datoteka koje su prilozi uz poruke, a postojao je i izvesni sistem filtriranja neželjene pošte (Junk e-mail). Ovi podsistemi su unapređeni: na raspolaganju su naprednije opcije za definisanje šta je nepoželjno tako što ćete postaviti nivo osetljivosti, pravila i izuzetke za premeštanje primljene poruke u folder Junk E-mail ili njeno trenutno brisanje. Da ne biste slučajno eliminisali poruku svog kolege, održavaćete i listu sigurnih pošiljalaca; slično tome, možete napraviti i listu podrazumevano blokiranih pošiljalaca. Kada primite neku „tešku“ HTML stranicu, Outlook će blokirati sve slike i skriptove u pozadini, sprečavajući dugo preuzimanje, ali i aktiviranje zlonamernih skriptova; tek kad pogledate „goli“ sadržaj i odlučite da vas on zanima, daćete komandu za puno učitavanje stranice. Podrazumevano je blokiran kontakt sa udaljenim Web serverima, čime će biti sprečeno da vaš korisnički nalog bude uhvaćen od strane nekih spam database automata.

Pomenimo i unapređeni sistem pravila za tretiranje pristigle pošte (razvrstavanje, automatske radnje i slično). Rules Wizard je prerastao u Rules and Alerts, što objedinjuje funkcije tretmana sa opcijama upozoravanja u novom, grafički unapređenom interfejsu. Najznačajnije su brojne nove postavke pravila i upozorenja koje se odnose na aktivnosti u SharePoint portalu; odatle možete uvesti već definisana upozorenja i aktivirati ih tako da funkcionišu za potrebe kontrole radnih prostora Office dokumenata. Osim što poruku možete premestiti po nekom pravilu (pri čemu možete dodati i nove definicije pravila), možete joj dodeliti neki atribut ili zastavicu, pridružiti zvučni ili vizuelni alarm, pa čak i uputiti poruku na svoj mobilni telefon, ako vaš server to podržava. Da biste postavili novo ili promenili staro pravilo, postoji nekoliko načina da pristupite dijalogu; pronaći ćete ih lako čim vam zatrebaju.

Rušenje mnogih predrasuda

(kliknite za veću sliku)

O mnogim drugim funkcijama u Outlook-u 2003, a pogotovo o veoma unapređenom kalendaru, govorićemo drugom prilikom. Naime, vratićemo se uskoro priči o Outlook-u 2003 govoreći o novom principu u kome ovaj program igra ključnu ulogu u korporativnom okruženju. Takođe, dugujemo vam opis ne baš malog broja značajnih unapređenja koje ovaj program ima u funkciji front-end klijenta za Exchange Server. Da bismo zagolicali vašu radoznalost, samo ćemo nabrojati neke novine: unapređeno keširanje javnih i ličnih foldera koji počivaju na serveru; bolje performanse i optimizacija saobraćaja između klijenta i servera; slanje faksa preko Interneta; inteligentno povezivanje u odnosu na dostupnost mreže i pristup putem HTTP protokola; napredniji Kerberos protokol za autentifikaciju...

Iako smo napomenuli da Outlook nije samo program za kontrolu e-pošte, zadržali smo dominantni ton takvog pogleda na njega, jer postoji racionalan razlog da skrenemo pažnju na njega onima koji uporno tvrde da im taj pristup ne odgovara. Ja već godinama radim od kuće i bez efikasnog sistema za kontrolu i razvrstavanje e-pošte bio bih izgubljen; odmah sam počeo da koristim mnoge novitete koje je Outlook 2003 doneo i više ne mogu bez njih. Može biti da ste ipak i dalje zainteresovani za mnoge trivijalne programe za tu svrhu. Neću reći da grešite, jer uvažavam tuđe mišljenje, ali ako ste korisnik Microsoft Office-a 2003, predlažem da načas odbacite predrasude prema Outlook-u i da mu date šansu barem na nedelju dana. A ako još niste nabavili sistem Office 2003, možda će vam biti korisno saznanje da će kroz nekoliko meseci biti objavljena lokalizovana verzija; Outlook je jedan od četiri prevedena programa. Čak i ako ste privrženi korisnik Outlook-a, na verziju 2003 ćete gledati novim pogledom: izuzetna snaga je obuzdana lakoćom korišćenja i besprekornom fleksibilnošću koja vas neće ostaviti ravnodušnim.

Korisne adrese:

Microsoft Software
Beograd
http://www.microsoft.co.yu

© 1995-2024 PC Press. Sva prava zadržana.