 | | (kliknite za veću sliku) |
Jedan od osnovnih zahteva ISO 9000 standard je pravilno dokumentovanje kompletnog poslovnog sistema. Taj standard obezbeđuje da svi dokumenti u sistemu budu dostupni na odgovarajućim mestima i za kompetentne službenike. UniDocs je poslovni paket za upravljanje dokumentacijom i njenim arhiviranjem koji je u potpunosti usklađen sa JUS-ISO 9000 standardom. Korišćenjem ovog paketa moguće je formirati i održavati arhive dokumenata, upravljati tokovima podataka i vršiti nadzor i administriranje celog sistema. UniDocs podržava sve vrste elektronskih dokumenata (tekstovi, grafikoni, tabele, audio i video zapisi...) i obezbeđuje vezu sa aplikacijama koje ih koriste.
Svi dokumenti u sistemu se čuvaju u odvojenim fajlovima i to u izvornom obliku, čime se obezbeđuje kompatibilnost u slučaju prenosa na računar koji nije opremljen ovim sistemom. Takođe se čuvaju sve međuverzije dokumenata, dok se sve izmene vrše na privremenim fajlovima.
Paket poseduje podršku za sve poznate alate za upravljanje bazama podataka: napravljen je za rad sa Microsoft SQL bazama, a podržava Oracle, Informix i Sybase. Za krajnjeg korisnika je veoma bitno što UniDocs ne zahteva programersko znanje – svako ko zna da radi na računaru uz nekoliko sati obuke može da postane administrator. Za pokretanje sistema potreban je PC računar na kome može da radi bilo koji 32-bitni Windows. Treba obezbediti i server na kome će se obavljati administracija celog sistema.
Jedinstveni interfejs
 | | (kliknite za veću sliku) |
Svi poslovi se obavljaju u okviru jedinstvenog korisničkog interfejsa, kroz četiri programska modula: Client, MetaDesigner, Administrator i Server. Ovde možemo dodati i UniDocs bazu podataka koja se instalira na serveru i sadrži sve podatke o direktorijumima, diskovima, korisnicima i njihovim pravima, tokovima dokumentacije itd. Svi korisnici, bez obzira na stepen prioriteta koji im je dodeljen koriste Client modul, UniDocs Client, koji automatizuje tok dokumenata kroz sistem. Po izgledu Client podseća na Outlook, a i rad sa njim potvrđuje tu sličnost. Gornji deo ekrana je podeljen na dva dela (ulazno i izlazno sanduče), dok donja polovina ekrana predstavlja radni prostor.
Drugi modul nosi naziv MetaDesigner i služi za unos i podešavanje parametara sistema: prava korisnika, klasa i tokova dokumenata, formata zapisa... Dokumenti mogu biti kreirani na računaru ili uvezeni preko skenera ili faks modema. Kada se definiše set tipova dokumenata, potrebno je definisati aplikacije koje će koristiti podržane formate datoteka. Pristup ovom modulu ima samo administrator sistema i on se instalira na DB serveru.
 | | (kliknite za veću sliku) |
Dokumenti u različitim formatima zapisa često pripadaju različitim klasama dokumenata, ali se mogu grupisati kao deo istog projekta, čime se olakšava manipulisanje projektima i pretraživanje. Grupisanje se vrši u MetaDesigner-u, ali je moguće ovaj posao obaviti i iz Client modula. Ključne reči se definišu na nivou sistema, a zatim se mogu pridružiti dokumentu. Samo administrator sistema može da dodaje nove ključne reči, a dokumentu se mogu dodeliti i atributi koji ga bliže određuju.
Modul Administrator služi za nadgledanje sistema, obavljanje intervencija i kreiranje raznih izveštaja. Radni ekran modula je podeljen na dva dela. U levom prozoru je lista onih koji koriste Client modul, a na desnom prozoru se prikazuje sadržaj odabranog ulaznog ili izlaznog sandučeta ili radne zone.
 | | (kliknite za veću sliku) |
Administrator može da vidi sve podatke o svakom dokumentu kao što su datum i vreme poslednje izvršene izmene, ime klase kojoj dokument pripada, ključne reči, ko je prethodni korisnik, prioritet dokumenta itd. Posebni ekrani koji služe za pretragu po dokumentima i za određivanje parametara na osnovu kojih nastaje izveštaj.
Zaštita podataka
UniDocs Server obezbeđuje zaštitu dokumenata i podataka u okviru mreže na kojoj je sistem instaliran. Činjenica da UniDocs sistem ne vrši direktnu promenu dokumenata obezbeđuje mu punu kompatibilnost sa Windows paketima. Do sada je implementiran u većem broju preduzeća kao što su Beogradske elektrane, Energoinvest iz Lukavice, „Milan Blagojević“ iz Smederava i „Zorka Farma“ iz Šapca. U svakoj od ovih firmi implementirani su sistemi sa nekoliko desetina do nekoliko stotina Client modula i svi oni bez rade bez problema, a jedna od velikih prednosti ovog sistema je njegova cena i potpuna otvorenost.
Korisne adrese:
OSA Računarski Inženjering
http://www.osa.rs
| 
